Siamo franchi: di regola non gestiamo progetti piuttosto li subiamo. Le attività sono sempre prioritarie. Prima viene cosa faccio, poi se avanza tempo come le faccio. Figuriamoci adesso, in piena crisi COVID.
Il mio strumento di PM deve rispondere alla domanda "Come sta andando il progetto?". È nei tempi o sono in ritardo, o magari in anticipo sui piani? Sono sotto o sopra budget? Le risorse del team sono sottoimpiegate o al contrario sono sovraccariche rispetto alle disponibilità?
Il nome è difficile ma lo strumento è semplice. Il primo passo concreto da fare per gestire un progetto è crearsi una mappa mentale dello stesso. Il WBS serve proprio a questo: individuare le componenti e le fasi in cui si scompone il progetto e individuare le loro principali interazioni. E tradurre il tutto in un semplice diagramma.
Finalmente è lì, lo schema di flusso a lungo pensato: l'albero delle attività e delle funzioni, le linee di raccordo, le freccine di ritorno. La sfida del project manager è spesso questa: come traduco in fasi progettuali e attività lineari un workflow di partenza per una modifica di produzione, un test software, una gestione documentale o un'articolata offerta formativa?