Finalmente è lì, lo schema di flusso a lungo pensato: l'albero delle attività e delle funzioni, le linee di raccordo, le freccine di ritorno. La sfida del project manager è spesso questa: come traduco in fasi progettuali e attività lineari un workflow di partenza per una modifica di produzione, un test software, una gestione documentale o un'articolata offerta formativa?
Gli strumenti evoluti di PM come Easy Project rendono intuitiva la "traduzione" di un flusso operativo in fasi e task di progetto, con i suoi ruoli, scadenze, relazioni di dipendenza, notifiche e output intermedi. Ridisegnato il diagramma di flusso nello spazio "Workflow", saranno più chiare le interdipendenze fra i task e fra gli utenti o gruppi di utenti, l'opportunità di creare sottotask oppure milestone per gruppi di attività omogenee con un chiaro obiettivo intermedio. L'ideale è uno strumento che permetta di agire sul disegno di workflow e non solo di registrarlo graficamente: più lo schema è modificabile e interattivo più sarà facile costruire un progetto che si attagli alla perfezione, come un vestito su misura.
